Cara Menggunakan Mail Merge Untuk Membuat Surat (Letters)

Cara Menggunakan Mail Merge Untuk Membuat Surat Di Microsoft Word - Mail Merge adalah fitur Microsoft Word yang membantu kalian menyederhanakan pembuatan surat, label, amplop, email, dan direktori yang dipersonalisasi. Karena mail merge bukan salah satu fitur MS Word yang paling umum digunakan, beberapa pengguna mungkin tidak tahu cara menggunakan mail merge di Word untuk membuat surat, label, dan amplop.

Jika kalian mencoba menghemat waktu yang dihabiskan untuk mempersonalisasi setiap huruf, label, atau dokumen lain secara manual, mail merge mungkin dapat berguna. Bahkan jika kalian belum pernah mencoba membuat surat melalui mail merge, mempelajari keseluruhan prosesnya cukup mudah, dan kami akan mambantu kalian mempelajari setiap langkah -langkah yang diperlukan. 

Baca artikel lainnya tentang ""Cara Menggunakan Mail Merge Untuk Membuat Amplop👀".

Microsoft Word memiliki wizard yang memandu kalian membuat surat mail merge. Wizard tersebut akan menanyakan surat yang ingin kalian gunakan dan penerima surat di setiap proses yang berjalan, jadi pastikan kalian memiliki daftar penerima yang siap untuk disisipkan. Jika tidak, itupun tidak masalah, kalian selalu dapat menambahkan daftar penerima secara manual.

Sebagai contoh kali ini, kita akan membahas cara membuat sebuah surat dimana akan terdapat banyak penerima dengan alamat yang berbeda. Tentunya akan merepotkan jika harus membuat surat satu persatu sesuai nama dan alamat penerima. Untuk itu kita akan memanfaatkan mail merge untuk membuat surat tersebut menjadi lebih cepat pengerjaannya.

Adapun cara atau langkah-langkah membuat surat pada mail merge adalah sebagai berikut:

1. Buka dokumen Microsoft Word dan ketik suatu pesan yang kalian inginkan. Tinggalkan elemen yang dipersonalisasi (misalnya, judul, nama, kota, dll.). Untuk saat ini, kalian bisa meninggalkan ruang kosong di mana kalian ingin menyisipkan elemen-elemen ini, seperti contoh dibawah ini:

   

2. Saat template kalian sudah siap, pilih Mailings 👉 Start Mail Merge 👉 Step-by-Step Mail Merge Wizard dari Ribbon atas.

   

3. Sebuah panel baru akan muncul di sepanjang batas kanan jendela MS Word kalian. Ini adalah wizard yang akan memandu kalian melalui proses yang ada. Sebagai langkah pertama, kalian harus memilih jenis dokumen yang sedang kalian kerjakan. Selanjutnya pilih ◉ Letters lalu pilih 👉 ➜ Next: Starting document.

   

4. Kalian harus memilih dokumen yang ingin kalian gunakan untuk mail merge berikutnya. Jika kalian telah mengetik beberapa konten untuk surat kalian, pilih ◉ Use the current document. Jika kalian ingin menggunakan template siap pakai, pilih ◉ Start from a template. Ketika kalian telah memilih dokumen awal, klik ➜ Next : Select recipients.

   

5. Langkah selanjutnya adalah memilih recipients (penerima). Dsini kalian bisa menggunakan Microsoft excel untuk membuat daftar penerima, dimana daftar tersebut nantinya kalian dapat import data dengan cara  Pilih opsi 👉 Use an existing file  yang ada dan pilih 👉 Browse untuk mencari file penerima tersebut. Navigasikan ke lembar yang berisi file daftar penerima menggunakan file explorer, pilih Sheet penyimpanan lalu klik Open.

   

   Saat kalian memilih sheet, kalian akan melihat jendela Select table. Disini kalian tinggal memilih tabel yang relevan. Pastikan untuk mencentang kotak di samping teks ☑ First row of data contains column headers jika data itu benar yang kalian maksud lalu klik OK.

   

6. Selanjutnya, kalian akan melihat daftar recipients (penerima) yang akan digunakan di Merge MS. Word dkalian. Jika semuanya terlihat sesuai klik OK. Setelah kalian menambahkan lembar Excel, pilih ➜ Next: Write your letter.

   

7. Sekarang kalian siap untuk menambahkan placeholder di surat kalian. Arahkan kursor atau block text ke tempat kalian ingin menambahkan placeholder dan pilih More items... dari panel mail merge. Kotak Insert Merge Field akan terbuka, dan kalian dapat memilih placeholder yang relevan dan klik Insert untuk menambahkannya ke surat kalian. Setelah kalian telah menyisipkan semua bidang merge fields, pilih 👉 Next: Preview your letters.

   

   

8. Ini akan menunjukkan kepada kalian pratinjau semua surat yang dihasilkan dengan mail merge. Kalian dapat menggunakan tombol panah ⏩recipient⏩di panel mail merge untuk mengalihkan urutan pratinjau. Pilih 👉 Next: Complete the merge. 

   

   Pada langkah berikutnya, pilih 👉 Print (jika kalian ingin mencetak semua) atau Edit individual letters 👉All (jika kalian akan menggabungkan huruf menjadi satu dokumen).

Nah, cara membuat sebuah surat dimana akan terdapat banyak penerima dengan alamat yang berbeda sangat mudah bukan?..Pada artikel berikutnya, masih akan membahas "Cara Menggunakan Mail Merge Untuk Membuat Label👀". Semoga bermanfaat, Wassalam.

Share :