Cara Membuat Dropdown List di Microsoft Excel

officetutorials (06/22) | Cara Membuat Dropdown List di Microsoft Excel - Menggunakan dropdown list di Excel sangat membantu kita dalam pekerjaan karena dapat sangat mengurangi waktu yang diperlukan untuk memasukkan data ke dalam spreadsheet.

{tocify} $title={Table of Contents}

Ada beberapa metode yang dapat digunakan untuk membuat dropdown list, mulai dari yang cara sederhana hingga cara yang sedikit agak rumit. Melalui artikel ini, kalian akan mempelajari segala beberapa metode yang dapat kalian gunakan dalam membuat dropdown list tersebut.

A. Membuat Dropdown List Di Excel Dengan Metode Sederhana

Cara termudah dan paling sederhana yang bisa digunakan untuk membuat list dropdown di Excel adalah dengan memasukkan list atau daftar secara manual. Cara tersebut sangat ideal untuk situasi di mana kalian hanya memerlukan dropdown list dalam satu sel dan kalian tidak perlu sering memperbarui daftar yang ada.

Misalnya, jika kalian mengirim file kepada orang-orang di mana kalian ingin mereka mengisi beberapa bidang, dan satu bidang memiliki list pilihan sederhana, metode ini sangat ideal.

Untuk membuat list dropdown list menggunakan metode sederhana, ikuti langkah-langkah berikut Ini:

Pilih cell atau cell tempat kalian ingin membuat list. Kemudian pilih 👉 Data dari menu, dan pilih Data Validation pada ribbon.
Selanjutnya akan membuka jendela Data Validation. Pilih dropdown list di bawah pilihan "Allow" dan pilih 👉 List.
Disini memungkinkan kalian untuk mengetik item yang ingin ditampilkan ke dalam list secara manual. Cukup ketik setiap item ke dalam Source untuk setiap item dan dipisahkan dengan Titik Koma ( ; ).
catatan : jika list tidak muncul, coba gunakan koma ( , ) sebagai pemisah. Contoh diatas menggunakan Excel 2019.
Klik Oke. Sekarang kalian akan melihat bahwa cell yang kalian pilih memiliki panah dropdown di sebelahnya.

Saat kalian memilih atau menempatkan kursor ke tanda panah ini, kalian akan melihat semua item yang telah kalian ketik terdapat di dalam list itersebut.

Meskipun ini adalah metode tercepat dan paling sederhana untuk membuat dropdown list di Excel, namun ternyata ini juga merupakan hal yang paling sulit untuk tetap dipertahankan karena apabila kalian perlu melakukan modifikasi atau perubahan daftar list, kalian harus kembali ke pengaturan validasi dan memperbarui bidang sourcenya.

Selain itu, jika kalian membuat banyak list dropdown semacam ini di Excel, mungkin perlu banyak pekerjaan untuk memodifikasinya. untuk itu, metode ini sebaiknya hanya digunakan untuk cell tunggal, dan untuk list yang tidak ingin kalian ubah.

B. Membuat Dropdown List Di Excel Dengan Menggunakan Range

Jika kalian menginginkan solusi yang lebih fleksibel, kalian bisa membuat daftar item untuk ditampilkan kedalam list melalui range (rentang) cell lain di Excel.

Langkah-langkah membuat dropdown list menggunakan range (rentang) sebagai berikut:

Pertama, buatlah daftar item yang kalian inginkan dalam list kalian di kolom cell mana pun. kalian dapat memasukkan ini pada worksheet yang sama atau pada worksheet yang berbeda.
Ulangi proses point (1) dan (2) diatas untuk memilih cell melalui jendela Data Validation.
Langkah selanjutnya, kalian sudah tidak perlu lagi mengetik item apapun lagi, tetapi langsung saja memilih sumber item data dengan cara klik ikon panah atas ↥ dibagian Source. Ini adalah opsi pemilihan range yang memungkinkan kalian memilih bidang tempat kalian ingin menarik item list.
Block seluruh item yang ingin ditampilkan kedalam list lalu klik Enter.
Kalian akan melihat range yang kalian pilih sekarang muncul di bidang Source. Cukup klik OK untuk menyelesaikan pengaturan.
Sekarang, ketika kalian memilih panah dropdown di sebelah kanan sel yang telah kalian konfigurasikan sebagai dropdown list, kalian akan melihat semua item yang disertakan dari range (rentang) yang baru saja kalian pilih.

Hal yang menyenangkan tentang pendekatan ini adalah kalian dapat mengubah item apa pun dalam list itu hanya dengan memodifikasi sel apa pun dalam range tersebut. Setiap perubahan yang kalian buat di sana akan memperbarui setiap dropdown list yang kalian buat di mana kalian memilih rentang ini sebagai sumbernya.

Metode ini paling baik bila kalian ingin memformat banyak cell menjadi dropdown menggunakan item list yang sama. Kalian juga dapat membuat konten dari range tunggal dengan mengontrol item untuk semua list tersebut, dan tidak peduli berapa banyak yang ada item yang ada.

C. Menambahkan Item Ke Dropdown List

Selain mengubah item untuk memperbarui list, kalian juga dapat menambahkan item baru. Kalian tidak akan dapat menambahkan item ke akhir data pada range, karena pilihan rentang kalian dibatasi oleh sel pertama dan terakhir yang kalian pilih.

Sebagai gantinya, kalian harus memasukkan entri baru di suatu tempat di tengah rentang range. Excel akan secara dinamis memperbarui pilihan data range kalian dalam pengaturan validasi data untuk menyertakan data item baru yang telah kalian tingkatkan satu cell.

Untuk menambahkan item baru kedalam daftar list, ikuti langkah berikut ini:

Klik kanan cell manapun dalam rentang sumber data list kalian, dan pilih Insert.
Di jendela pilihan Insert, pilih ◉Shift cells down , lalu klik OK.
Prosedur ini akan menggeser semua cell dalam range ke bawah satu per satu, menyisipkan sel kosong yang telah kalian pilih.
Ketik item baru yang ingin kalian tambahkan ke dalam cell kosong yang baru saja kalian buat.

Sekarang, ketika kalian memilih ikon panah bawah di sebelah kanan cell dropdown list yang kalian buat, kalian akan melihat item baru yang baru saja kalian tambahkan dalam rentang.

Ini merupakan cara mudah untuk menambahkan item baru ke dropdown list kalian, tetapi ini membutuhkan beberapa langkah tambahan, tentu tidak sesederhana hanya menambahkan item baru saja.

Jika kalian ingin melakukannya, kalian hanya perlu mengubah cara kalian mengonfigurasi validasi data🔗 ke range kalian seperti pembahasan selanjutnya dibawah.

D. Menambahkan Item Ke Dropdown List Secara Dinamis

Untuk cara yang lebih nyaman untuk menambahkan item ke dropdown list, kalian hanya perlu mengetikkan item baru di akhir rentang yang dikonfigurasi, kalian harus menggunakan fungsi.

Untuk menambahkan item ke Drop Down List secara dinamis, caranya sebagai berikut:

Tempatkan kursor pada dropdown yang igin kalian tambahkan itemnya.
Kemudian pilih Data dari menu dan Data Validation dari ribbon, pilih List, lalu ubah Source menjadi seperti formula di bawah ini:
```
=OFFSET($E$1;0;0;COUNTA($E:$E);1)
```

Ubah $E$1 dan $E:$E dalam rumus untuk menggunakan huruf dari kolom tempat kalian memasukkan list item. Lalu pilih OK
Kalian cukup mengetik item yang kalian inginkan pada cell terbawah dari daftar item, dan otomatis akan terisi kedalam dropdown list.

Berikut cara kerja rumus diatas:

Argumen 0 dalam fungsi OFFSET memberitahunya untuk tidak menerapkan offset apa pun ke kolom atau baris.
Output dari fungsi COUNTA memberitahu fungsi OFFSET ketinggian jangkauan.
Fungsi COUNTA menghitung jumlah cell yang tidak kosong di kolom yang berisi range kalian.

E. Menghapus Drop Down List di Excel

Terakhir, jika kalian ingin menghapus opsi dropdown dari salah satu cell tempat kalian mengatur ini, kalian lakukan dengan cara berikut ini:

Cukup pilih cell tersebut itu dan buka lagi jendela Data Validation. Ubah kembali dibagian dropdown "Allow:" menjadi Any value.
Klik OK dan setelah kalian mengubah pengaturan ini, kalian akan melihat bahwa sel akan kembali normal.

Membuat dropdown list di Excel itu mudah, dan kalian memiliki banyak opsi untuk dipilih. Metode yang kalian pilih hanya bergantung pada berapa banyak cell yang kalian rencanakan untuk diaktifkan dengan satu list item, dan seberapa fleksibel list item yang kalian inginkan.

Jika kalian berencana untuk sering mengubah item list, maka pastinya gunakan pendekatan dinamis. Semoga bermanfaat, Wassalam.